Talotuntija keskeisessä roolissa
Isännöintiala on keskellä suurta muutosta. Lakimuutokset, kasvavat asiakasodotukset ja lisääntyvä tiedon määrä pakottavat alan tarkastelemaan toimintamallejaan uudella tavalla.
Samalla taloyhtiöiden hallitukset odottavat isännöinniltä entistä enemmän: parempaa ennakointia, selkeämpää tietoa kiinteistön kunnosta ja perusteltuja päätöksiä korjauksista.
Lounais-Suomen Isännöinnissä päätettiin tarttua muutokseen ajoissa.
Toimitusjohtaja Mikko Konttinen on työskennellyt alalla yli 25 vuotta perheyrityksessä, jonka juuret ulottuvat vuoteen 1994. Yritys hoitaa noin 70 taloyhtiötä.
Konttisen mukaan isännöintialan suurin muutos liittyy siihen, miten kiinteistön kuntoa johdetaan.
"Taloyhtiön kunnon johtaminen ei ole pelkkä tekninen projekti – se on liiketoimintamalli."
Kun vanha toimintatapa ei enää riitä
Aiemmin kunnossapitotietoa hallittiin useilla eri tavoilla: huoltokirjoissa, kuntokartoituksiin perustuvissa KPTS-suunnitelmissa ja yksittäisissä dokumenteissa.
Käytännössä tämä tarkoitti paljon manuaalista työtä ja vaihtelevaa laatua.
"Tunnistimme, että meidän entinen tapa tehdä oli vanhentunut. Tarvittiin uusi tapa hallita kunnossapitotietoa systemaattisesti."
Tilanne korostui entisestään HTJ2-lainsäädännön myötä.
"Huoli oli, että työmäärä kasvaa merkittävästi. Samalla asiakkaat odottavat enemmän tietoa kiinteistön kunnosta."
Ratkaisuksi Lounais-Suomen Isännöinti otti käyttöön Talotuntijan.
Sama HTJ-työ – mutta moninkertainen hyöty
Konttisen mukaan yksi Talotuntijan suurimmista eduista on se, että sama työ tuottaa paljon enemmän arvoa. Kun kunnossapitotietoa päivitetään HTJ:tä varten, tieto jää samalla taloyhtiön käyttöön ja tukee päätöksentekoa.
"Sama HTJ-työ tulee joka tapauksessa tehtäväksi. Talotuntijalla siitä saa samalla paljon enemmän hyötyä."
Sen sijaan, että tieto olisi vain viranomaisilmoituksia varten, siitä muodostuu kokonaiskuva kiinteistön kunnosta ja tulevista korjauksista.
Puuttuva palanen isännöintijärjestelmän rinnalle
Konttinen näkee Talotuntijan ennen kaikkea työkaluna, joka täydentää perinteistä isännöintijärjestelmää.
Isännöintijärjestelmät ovat vahvoja talous- ja hallintotiedon hallinnassa. Kiinteistön teknisen kunnon johtamiseen tarvitaan kuitenkin oma työkalunsa.
"Talotuntija on tavallaan puuttuva palanen. Se täydentää isännöintijärjestelmää ja tuo kunnossapitotiedon helposti hallittavaan muotoon."
"Kun koodit ja tiedot tulevat järjestelmästä suoraan oikein, manuaalisten virheiden määrä vähenee merkittävästi."
Parempi resurssien käyttö tekee toimistosta tehokkaamman
Talotuntijan käyttöönotto on muuttanut myös työn organisointia. Aiemmin kunnossapitotiedon kokoaminen saattoi viedä paljon aikaa yksittäiseltä isännöitsijältä. Nyt työ voidaan hoitaa keskitetymmin.
"Yksi henkilö pystyy keskittymään kunnossapitotietojen ylläpitoon ja lähettämiseen. Samalla isännöitsijöiden kuormitus on pienentynyt."
Kun rutiinityö vähenee, isännöitsijät voivat keskittyä enemmän asiakkaiden palvelemiseen ja taloyhtiöiden johtamiseen.
"Konkreettisesti työaikaa säästyy, ja sitä kautta myös kannattavuus paranee."
Ennakoiva toimintamalli korvaa paniikkikorjaukset
Taloyhtiöissä korjauksia tehdään usein vasta, kun ongelma on jo akuutti. Konttisen mukaan Talotuntija auttaa muuttamaan toimintatapaa. Ennakoiva toimintamalli tuo hyötyä sekä taloyhtiölle että isännöintitoimistolle.
"Kun kiinteistön kunto ja tulevat korjaustarpeet ovat selkeästi nähtävissä, korjauksia voidaan suunnitella ennakoivasti. Tämä auttaa taloyhtiöitä välttämään tilanteita, joissa korjauksia joudutaan tekemään kiireessä ja korkeammilla kustannuksilla.”
Selkeä kilpailuetu uusasiakashankinnassa
Konttinen näkee Talotuntijan myös tehokkaana myynnin työkaluna.
Kun isännöintitoimisto osallistuu tarjouskilpailuun uudesta taloyhtiöstä, Talotuntijaa voidaan käyttää konkreettisena erottautumistekijänä.
"Voimme tarjota hallitukselle raportin taloyhtiön kunnosta jo tarjousvaiheessa. Se kertoo heti, että ymmärrämme kiinteistön teknisen puolen.Raportti voidaan liittää tarjoukseen tai esitellä hallitukselle. Se erottaa meidät kilpailijoista. Samalla se osoittaa, että tarjoamme enemmän kuin pelkkää hallintoa."
Työkalu, joka säästää aikaa ja tukee päätöksentekoa
Konttinen kiteyttää Talotuntijan arvon yksinkertaisesti.
"Talotuntija säästää isännöitsijän työaikaa ja antaa hyvän työkalun kunnossapitotarpeiden hallintaan."
"Samalla se auttaa taloyhtiön hallitusta ymmärtämään kiinteistön tilannetta paremmin. Hallitus näkee yhdestä paikasta taloyhtiön kunnon ja tulevat korjaukset. Se helpottaa päätöksentekoa merkittävästi."
Isännöinnin tulevaisuus on tiedolla johtamista
Konttisen viesti muille isännöintitoimistoille on selkeä. Isännöinti muuttuu väistämättä yhä enemmän tiedolla johtamiseksi. Työkalut, jotka auttavat ymmärtämään kiinteistön kuntoa ja tulevia korjauksia, ovat keskeisessä roolissa tässä muutoksessa.
"Talotuntija kannattaa ottaa käyttöön. Se on helppo ja hyödyllinen työkalu, joka helpottaa isännöitsijän arkea merkittävästi."
