Isännöitsijän työssä yhdistyvät tekninen ymmärrys, talous, juridiikka ja ihmisten johtaminen. Samalla lainsäädäntö tuo jatkuvasti uusia velvoitteita, jotka lisäävät tiedonhallinnan vaatimuksia.

Isännöitsijä Lasse Palviainen tuntee tilanteen hyvin. Hän on työskennellyt isännöintialalla vuodesta 2015 ja toimii pk-seudulla isännöitsijänä. Ennen vuoden 2026 alussa tapahtunutta yrityskauppaa hän toimi myös Iskureiden toimitusjohtajana. Hänen hoidossaan on erityisesti vanhempia taloyhtiöitä, joiden rakennukset ovat usein 1920-luvulta. Näissä taloyhtiöissä korjaushistoria voi ulottua vuosikymmenten taakse.

"Kun tietoa on kertynyt paljon mutta se on hajallaan, kunnossapidon kokonaiskuvan muodostaminen voi olla haastavaa. Pelkkä lista tehdyistä remonteista ei riitä kokonaisuuden hahmottamiseen."

Kun kunnossapitotieto on hajallaan, työmäärä kasvaa

Palviaisen mukaan kunnossapitotiedon hallinta oli pitkään yksi isännöitsijän työn haastavimmista osa-alueista.

"Aiemmin kunnossapitotietoa johdettiin paljon hallituskohtaisesti ja joskus jopa mututuntumalla. Hankkeita oli kirjattu eri nimillä ja tiedot saattoivat olla hajallaan."

Kun tieto on hajallaan eri raporteissa, dokumenteissa ja järjestelmissä, sen hyödyntäminen päätöksenteossa vaikeutuu. Samalla isännöitsijälle syntyy helposti ylimääräistä työtä tiedon etsimisessä ja tarkistamisessa. Tilanne korostui entisestään HTJ-uudistuksen myötä.

"HTJ-uudistus toi isännöitsijöille uusia velvoitteita ja samalla uusia kysymyksiä."

Talotuntija tuo kunnossapitotiedon yhteen paikkaan

Talotuntijan käyttöönotto muutti kunnossapitotiedon hallintaa merkittävästi.

"Ennen Talotuntijan käyttöönottoa isännöitsijän kontolle jäi paljon hallitusten opastamista ja sen selittämistä, mitä uudet velvoitteet käytännössä tarkoittavat. Talotuntija on ollut korvaamaton apu tässä."

Kun kunnossapitotieto on järjestelmällisesti yhdessä paikassa, myös kokonaisuuden hahmottaminen helpottuu.

"Nyt kaikki rakenneosat pysyvät hallinnassa ja näkee selkeästi, mihin asioihin pitää kiinnittää huomiota tulevaisuudessa. Talotuntija auttaa isännöitsijää hahmottamaan kiinteistön teknisen kokonaisuuden ja tulevat korjaustarpeet yhdestä näkymästä.”

Tiedon nopea saatavuus säästää aikaa

Yksi suurimmista muutoksista Talotuntijan käyttöönoton jälkeen on tiedon parempi saatavuus. Kun tieto löytyy nopeasti, myös isännöitsijän työ helpottuu merkittävästi.

"Nyt voin nopeasti tarkistaa taloyhtiön kunnon yhdestä paikasta. Tieto on helposti hahmotettavissa. Pelkästään manuaalisen työn väheneminen säästää aikaa kuukausitasolla. Kuukaudessa puhutaan vähintään 5–6 tunnin säästöstä."

“Lisäksi virheitä sattuu vähemmän ja mahdollisten virheiden selvittäminen vie huomattavasti vähemmän aikaa. Pahimmillaan virheen selvittämiseen voi muuten viedä kymmeniä tunteja. Lisäksi virheiden väheneminen vähentää myös liiketoiminnallista riskiä."

HTJ-ilmoitukset onnistuvat minuuteissa

Yksi konkreettisimmista hyödyistä liittyy HTJ-ilmoitusten tekemiseen. Talotuntijan etuna on myös se, että kunnossapitotiedon ylläpito tapahtuu samalla kun HTJ-ilmoituksia päivitetään. Tämä korostuu erityisesti kiireisinä ajankohtina, kuten tilinpäätösten yhteydessä.

"Arvioimme, että HTJ-ilmoitusten tekeminen on yksi suurimmista ajansäästön lähteistä. Manuaalisesti HTJ-tietojen vieminen veisi useita tunteja. Talotuntijan avulla se onnistuu muutamassa minuutissa."

"Talotuntijaa on helppo päivittää ja ylläpito hoituu samalla vaivalla, kun teet HTJ-ilmoitukset." Palviaisen mukaan vaikutus näkyy myös henkilöstön arjessa. "Kokonaisuutena se näkyy meillä siinä, että isännöitsijät ovat vähemmän kuormittuneita."

Hallituksille ja isännöitsijöille selkeä näkymä taloyhtiön tulevaisuuteen

Taloyhtiön hallituksille kunnossapidon kokonaiskuva voi olla vaikea hahmottaa ilman selkeää työkalua. Talotuntija auttaa tuomaan kunnossapitotiedon ymmärrettävään muotoon. Kun tieto on helposti nähtävissä, visuaalisessa ja ymmärrettävässä muodossa, päätöksenteko muuttuu myös perustellummaksi.

"Talotuntija auttaa tekemään suunnittelusta selkeämpää. Hallitukset ovat kaivanneet työkalua, jolla voidaan hahmottaa taloyhtiön kuntoa pitkällä aikavälillä. Talotuntija on siinä korvaamaton. Päätöksenteko on muuttunut meidän taloyhtiöissä faktapohjaisemmaksi. Aiemmin osa päätöksistä tehtiin mututuntumalla ja nyt niitä voidaan perustella datalla."

Palviaisen mukaan Talotuntijan suurin hyöty on se, että se tekee kunnossapitotiedosta helposti hallittavaa.

Kun kaikki tieto on yhdessä paikassa ja helposti saatavilla, isännöitsijä pystyy keskittymään olennaiseen: taloyhtiön johtamiseen ja hallituksen tukemiseen päätöksenteossa.

Talotuntija ei ole vain järjestelmä kunnossapitotietojen tallentamiseen. Se on työkalu, joka auttaa isännöitsijää säästämään aikaa, vähentämään manuaalista työtä ja tekemään parempia ehdotuksia taloyhtiön tulevaisuuden kannalta.