Laki huoneistotietojärjestelmästä (HTJ) tuo mukanaan merkittäviä muutoksia, jotka aiheuttavat sekä lisätyötä että kustannuksia isännöitsijätoimistoille ja sitä kautta myös taloyhtiöille. Vaikka Maanmittauslaitos ei veloita huoneistotietojärjestelmän käytöstä, kustannuksia syntyy muun muassa järjestelmämuutoksista, tiedon muuntamisesta ja jatkuvasta raportoinnista.
Mikä muuttuu?
Huoneistotietojärjestelmän toisen vaiheen (HTJ2) mukaisesti yli viiden huoneiston taloyhtiöiden on toimitettava järjestelmään seuraavat tiedot koneellisesti luettavassa muodossa huoneistotietojärjestelmän vaatimusten mukaisesti:
- Taloyhtiö- ja huoneistokohtaiset kunnossapito- ja muutostyötiedot
- Yhtiölainat ja vastikeperusteet
- Huoneistokohtaiset lainaosuudet ja vastikkeet
- Osakasmuutostyöt
- Hallituksen vuosittainen kunnossapitotarveselvitys
Mistä kustannuksia syntyy?
1. Isännöintijärjestelmien vaihtaminen tai päivittäminen
Osa nykyisistä isännöintijärjestelmistä ei tue HTJ:n rajapintaa. Noin 30 % isännöitsijätoimistoista
on joutunut vaihtamaan järjestelmäänsä. Lisäksi olemassa olevia järjestelmiä on jouduttu uudistamaan
tai rakentamaan melkolailla alusta asti uudestaan. Pelkästään tiedon siirto uuteen järjestelmään
saattaa viedä taloyhtiötä kohti 4-8 työtuntia. Ohjelmiston vaihtaminen uuteen aiheuttaa siis
merkittäviä kustannuksia isännöitsijätoimistoille. Kustannuksia syntyy ainakin näistä:
- Järjestelmien kilpailutus ja vertailu
- Tietojen siirtäminen uuteen järjestelmään
- Käyttöönottokoulutukset
- Henkilöstön perehdyttäminen uusiin prosesseihin
- Mahdolliset rajapinta- ja lisenssimaksut
2. Vanhojen tietojen muuntaminen rakenteelliseen muotoon (perustamisvaihe)
Ennen 30.6.2026 taloyhtiöiden aiemmat kunnossapito-, osakasmuutos-, laina- ja vastiketiedot on
muunnettava rakenteelliseen muotoon ja ilmoitettava huoneistotietojärjestelmään. Tämä työ on aikaa
vievää ja edellyttää sekä järjestelmien käyttöä että manuaalista työtä. Isännöintijärjestelmien
lisäksi onkin tullut taloyhtiön kuntoon keskittyviä järjestelmiä, jotka helpottavat
kunnossapitotietojen ilmoittamista huoneistotietojärjestelmään. Esimerkiksi Talotuntijassa tiedot
ovat valmiiksi HTJ2 sopivassa muodossa. Lisäksi taloyhtiön kunto ja tieto suositelluista remonteista
on ajantasalla.
3. Jatkuva ilmoittaminen perustamisvaiheen jälkeen
Jatkuva ylläpito alkaa perustamisvaiheen jälkeen 1.7.2026. Se tuo isännöitsijätoimistoihin
todennäköisesti lisää ohjelmistokuluja ja lisää työmäärää.
Jatkuva ilmoittaminen koskee:
- Uusien kunnossapito- ja osakasmuutostöiden ilmoittamista
- Hallituksen kunnossapitotarveselvityksen toimittamista vuosittain
- Laina- ja vastiketietojen päivitystä vähintään kerran vuodessa
Taloyhtiön uudet kunnossapito- ja muutostyötiedot tulee ilmoittaa tarkemmin kuin perustamisvaiheessa. Taloyhtiön hankkeista tulee jatkossa ilmoittaa muun muassa myös niiden laajuus ja tekotapa.
Miten kustannukset vaikuttavat taloyhtiöihin?
Kuten edellä on todettu laki huoneistotietojärjestelmästä on kaikkia yli viiden huoneiston kokoisia taloyhtiötä velvoittava ja se aiheuttaa kustannuksia isännöitsijätoimistoille, niin kohonneina ohjelmisto- ja lisenssimaksuina kuin henkilöstökustannuksina. Kustannukset ovat sen laatuisia, että niitä ei ole voitu ottaa huomioon ennakkoon ja todennäköistä on, että isännöitsijätoimistot veloittavat perustamisvaiheen erillisveloitettavana työnä käytetyn työajan mukaan tai kertamaksuna. Lisäksi taloyhtiöiden on hyvä varautua osakasmuutostoiden osalta maksuihin, kun vanhoja osakasmuutostöitä konvertoidaan 1.6.2023 alkaen HTJ-sopivaan muotoon ja ilmoitetaan järjestelmään.
Jatkuvien ilmoitusten sekä huoneistotietojärjestelmästä aiheutuvien ohjelmistokulujen osalta taloyhtiölle aiheutuu todennäköisesti kustannuksia, mutta niiden tarkka määrä selviää vasta ensi vuoden aikana
Huoneistotietojärjestelmään siirtyminen tuo taloyhtiöille merkittäviä hyötyjä tulevaisuudessa
Huoneistotietojärjestelmä on suurin hallinnollinen muutos taloyhtiökentässä vuosikymmeniin. Vaikka muutos aiheuttaa isännöitsijätoimistoille ja taloyhtiöille lisäkustannuksia nyt, se tuo myös merkittäviä hyötyjä tulevaisuudessa. Huoneistotietojärjestelmän käyttöönotto tuo mukanaan pitkällä aikavälillä parantunutta tiedonkulkua, vähentynyttä manuaalista työtä, tehokkaampaa isännöintiä ja läpinäkyvämpää taloyhtiön hallintoa. Isännöitsijätoimistojen on tärkeää varautua muutokseen ajoissa ja arvioida, miten omat järjestelmät ja henkilöstö ovat valmiita siirtymään uuteen toimintamalliin, jotta taloyhtiölle voidaan viestiä muutoksesta selkeästi. Todennäköisten lisäkustannusten osalta on syytä noudattaa isännöinnin eettisiä ohjeita ja sopia hallitusten kanssa mahdolliset sopimusehtojen muutokset, hinnankorotukset ja erillisveloitukset kirjallisesti.
Lisää tietoa huoneistotietojärjestelmästä ja tulevasta muutoksesta
Huoneistotietojärjestelmä (HTJ) on Maanmittauslaitoksen ylläpitämä valtakunnallinen rekisteri, johon kerätään tiedot asunto-osakkeiden omistuksista, panttauksista sekä taloyhtiöiden rakenteellisista tiedoista sähköisessä muodossa. Järjestelmä korvaa paperiset osakekirjat ja tehostaa osakekauppoja ja hallintoa. Lisää tietoa järjestelmästä ja sen toisesta vaiheesta löydät alla olevista linkeistä.
Laki huoneistotietojärjestelmästä:
https://www.finlex.fi/fi/lainsaadanto/2018/1328
Maanmittauslaitos:
https://www.maanmittauslaitos.fi/hankkeet/huoneistotietojarjestelma
Kiinteistöliitto:
https://www.kiinteistoliitto.fi/blogit/lakipahkina/htj2ilmoitusvelvollisuus2024/
Isännöintiliitto:
https://www.isannointiliitto.fi/vaikuttaminen-ja-tutkimus/laki-ja-saately/vaikuttamisen-teemat/huoneistotietojarjestelma/
